Second Semester Instructional Option Requests

Second Semester Instructional Option Requests
Posted on 11/09/2020
News Article ImageNovember 9, 2020 Update:

Dear Families,

I hope this message finds you and your loved ones well.  

As we shared with you last month, families interested in requesting a change to their student’s instructional option for the second semester, which starts on February 3, may do so starting today by completing this request form.  

The final day to submit your request is Friday, November 20.  An HCPS staff member will contact you within a week after submitting the form to verify information and next steps, including transportation. 

Please note that if you do not wish to make a change, then you do not need to do anything further at this time. Students will not be required to switch settings as a result of other students requesting a change.

If you are interested in hearing from students and families about their experiences with the two instructional settings, I encourage you to watch this video.  You may also find additional information about our complete Return to Learn Plan, including FAQs, on our website.  

As you consider making a request, please note the following:

  • All approved change requests will be binding so that we can plan for the appropriate changes in staffing and facilities.  
  • Space is limited in both instructional settings and transportation, so we may not be able to grant all requests.
  • We will continue to follow our current health mitigation strategies in our face-to-face setting, as recommended by public health experts and officials.  This includes wearing masks and maintaining a minimum physical distance of three feet to the greatest extent possible.  This limits the number of students that we can safely accommodate in our classrooms.  Additional classroom space varies by school.  
  • Staffing decisions are dependent upon student enrollment.  We will align our staff to match any adjustments that may be necessary.
  • Students who are approved to change instructional settings will be placed in either an existing class or a newly created class, depending upon the number of requests at the grade level/course and capacity in that school. 
  • Our goal is to keep as many students with their teacher(s) in their current setting to provide as much stability as possible.  However, we cannot guarantee that a teacher will move or remain with a particular group of students, as it is impossible to predict how many requests to change learning settings will be submitted and granted. 
  • Please review our complete Return to Learn Plan, including our comprehensive FAQ section, as you work to make the best choice for your student and family for the second semester.               

Thank you for your continued support and patience as we navigate these unparalleled times.

With gratitude, 

Dr. Michael Gill

Superintendent of Schools

***

Estimadas familias,

Espero que este mensaje les encuentre bien a usted y a sus seres queridos.

Como compartimos con usted el mes pasado, las familias que tienen interés en pedir un cambio en la opción de instrucción de su estudiante para el segundo semestre, que empieza el 1 de febrero, puede empezar a hacerlo hoy por completar este formulario de petición

El último día para entregar su petición es el viernes, 20 de Noviembre. Un miembro del personal de HCPS se pondrá en contacto con usted dentro de una semana después de que usted entregue el formulario para verificar la información y los siguientes pasos, incluyendo el transporte.

Por favor note que si no desea hacer ningún cambio, entonces no necesita hacer nada más en este momento. No se requerirá un cambio en el ámbito de instrucción como resultado de las peticiones de cambios de otros estudiantes.

Si le interesa escuchar de estudiantes y familias sobre sus experiencias con los dos ámbitos instruccionales, le animo a que mire este video.  Puede encontrar información adicional sobre nuestro Plan Completo “Regreso al Aprendizaje” incluyendo las Preguntas Frecuentes (FAQs) en nuestra página web

Mientras usted decide si desea hacer una petición, por favor note lo siguiente:

  • Todas las peticiones aprobadas serán obligatorias para que podamos planear los cambios apropiados en personal y en las instalaciones.
  • El espacio está limitado en ambos el ámbito de instrucción y el transporte, así que es posible que no podamos conceder todas las peticiones.
  • Seguiremos con las estrategias de mitigación de salud actuales en nuestro ámbito de cara-a-cara, como recomendado por los expertos y oficiales de salud pública. Eso incluye usar cubrebocas y mantener una distancia física de como tres pies como mínimo al máximo alcance posible. Esto limita el número de estudiantes que podamos acomodar en nuestras salas de clase. El espacio adicional de salas de clase varia por escuela.
  • Decisiones de personal se dependen en la matricula de estudiantes. Cambiaremos nuestro personal para emparejar con cualquier modificación necesaria.
  • Los/las estudiantes aprobados/as para cambiar el ámbito de instrucción serán colocados/as en una clase existente o en una clase nuevamente creada, dependiendo del número de peticiones en el nivel de grado/curso y la capacidad en esta escuela.
  • Nuestra meta es mantener tantos estudiantes como posible con sus maestros/as en su ámbito actual para proveer tanta estabilidad como sea posible. Sin embargo, no podemos garantizar que un/a maestro/a cambiará/quedará con un grupo de estudiantes en particular, y es imposible predecir cuantas peticiones para cambiar el ámbito de aprendizaje recibiremos o concederemos.
  • Por favor repase nuestro plan completo de “Regreso al Aprendizaje” (Return to Learn Plan) incluyendo la sección comprensiva de Preguntas Frecuentes (FAQ section), mientras usted trabaja para hacer las mejores decisiones para su estudiante y familia para el segundo semestre.  

Gracias por su apoyo continuo y paciencia mientras navegamos estos momentos incomparables.

Con Gratitud,

Dr. Michael Gill

Superintendente de Escuelas


Original October 26, 2020 Message:

Dear Families,

I hope this message finds you and your loved ones well.  As we have completed over seven weeks of school, I want to express our sincere gratitude for your tremendous patience, understanding, and support as we have worked together to navigate these challenging times in order to meet the unique needs of every child and family.  We could not do this without you.            

As outlined in our initial Return to Learn Plan, we will provide parents with an opportunity to request a change to their student’s instructional option (face-to-face or online) for the second semester, if desired.  As a result, beginning November 9, 2020, parents will have two weeks to request a change for the second semester.  During this time, you may also request a change in your transportation preference.  We will communicate further details at that time.  If you do not wish to make a change, then you do not need to do anything further.  

In the meantime, it is important to note the following in advance of November 9:

  • All approved change requests will be binding so that we can plan for the appropriate changes in staffing and facilities.  
  • Space is limited in both instructional settings and transportation, so we may not be able to grant all requests.
  • We will continue to follow our current health mitigation strategies in our face-to-face setting, as recommended by public health experts and officials.  This includes wearing masks and maintaining a minimum physical distance of three feet to the greatest extent possible.  This limits the number of students that we can safely accommodate in our classrooms.  Additional classroom space varies by school.  
  • Staffing decisions are dependent upon student enrollment.  We will align our staff to match any adjustments that may be necessary.
  • Students who are approved to change instructional settings will be placed in either an existing class or a newly created class, depending upon the number of requests at the grade level/course and capacity in that school. 
  • Our goal is to keep as many students with their teacher(s) in their current setting to provide as much stability as possible.  However, we cannot guarantee that a teacher will move or remain with a particular group of students, as it is impossible to predict how many requests to change learning settings will be submitted and granted. 
  • Please review our complete Return to Learn Plan, including our comprehensive FAQ section, as you work to make the best choice for your student and family for the second semester.               

As a reminder, Hanover County Public Schools is currently operating in Phase III of our Return to Learn Plan, in alignment with the current reopening phase, as determined by state officials.  Should the state or region switch to an earlier stage, Hanover County Public Schools will follow the guidelines set forth for each phase in our plan.  

Again, thank you for continued patience, understanding, and support.  We will share more details with you on November 9.

With gratitude,

Dr. Michael Gill

Superintendent of Schools

***

Estimadas Familias,

Espero que este mensaje les encuentre bien a usted y a sus seres queridos. Como ya hemos terminado más de siete semanas de la escuela, quiero expresar nuestra gratitud sincera por su paciencia tremenda, entendimiento, y apoyo mientras hemos trabajado juntos para navegar estos momentos desafiantes para alcanzar las necesidades únicas de cada niño/a y familia. No podemos hacerlo sin usted.

Como delineamos en nuestro Plan Inicial “Regreso al Aprendizaje” (Return to Learn Plan), les vamos a dar a los padres la oportunidad de pedir un cambio en la opción de instrucción de su hijo/a (cara-a-cara o en línea) por el segundo semestre, si desean. Como resultado, empezando el 9 de noviembre, los/las padres/madres tendrán dos semanas para pedir un cambio en el segundo semestre. Durante este tiempo, también puede pedir un cambio en su preferencia de transporte. Comunicaremos más detalles en este momento. Si no desea hacer un cambio, entonces no necesita hacer nada más.

Mientras tanto, es importante notar lo siguiente antes del 9 de noviembre:

  • Todas las peticiones aprobadas serán obligatorias para que podamos planear los cambios apropiados en personal y en las instalaciones.
  • El espacio está limitado en ambos el ámbito de instrucción y el transporte, así que es posible que no podamos conceder todas las peticiones.
  • Seguiremos con las estrategias de mitigación de salud actuales en nuestro ámbito de cara-a-cara, como recomendado por los expertos y oficiales de salud pública. Eso incluye usar cubrebocas y mantener una distancia física de como tres pies como mínimo al máximo alcance posible. Esto limita el número de estudiantes que podamos acomodar en nuestras salas de clase. El espacio adicional de salas de clase varia por escuela.
  • Decisiones de personal se dependen en la matricula de estudiantes. Cambiaremos nuestro personal para emparejar con cualquier modificación necesaria.
  • Los/las estudiantes aprobados/as para cambiar el ámbito de instrucción serán colocados/as en una clase existente o en una clase nuevamente creada, dependiendo del número de peticiones en el nivel de grado/curso y la capacidad en esta escuela.
  • Nuestra meta es mantener tantos estudiantes como posible con sus maestros/as en su ámbito actual para proveer tanta estabilidad como sea posible. Sin embargo, no podemos garantizar que un/a maestro/a cambiará/quedará con un grupo de estudiantes en particular, y es imposible predecir cuantas peticiones para cambiar el ámbito de aprendizaje recibiremos o concederemos.
  • Por favor repase nuestro plan completo de “Regreso al Aprendizaje” (Return to Learn Plan) incluyendo la sección comprensiva de Preguntas Frecuentes (FAQ section), mientras usted trabaja para hacer las mejores decisiones para su estudiante y familia para el segundo semestre.   

Como un recordatoria, Las Escuelas Públicas del Condado de Hanover están operando en Fase III de nuestro plan de “Regreso al Aprendizaje (Phase III of our Return to Learn Plan) de acuerdo con la fase actual de reapertura, como determinada por los oficiales del estado. Si el estado o región cambia a una fase anterior, las Escuelas Públicas del Condado de Hanover tendrán que seguir las directrices establecidas por cada fase en nuestro plan (guidelines).

Otra vez, gracias por su paciencia continua, entendimiento, y apoyo. Compartiremos más detalles con usted el 9 de noviembre.

Con Gratitud,

Dr. Michael Gill

Superintendente de Escuelas

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